Polityka prywatności - Klientify Voice

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych dotyczących strony, kontaktu handlowego, umów, rozliczeń i demonstracji jest Jan Krajnak, 769/2, 34-604 Przyszowa, Polska, NIP 7343609750, e-mail: kontakt@takslucham.pl („Usługodawca”, „my”).

Gdy konfigurujemy i utrzymujemy asystenta głosowego dla klienta biznesowego, klient jest administratorem danych swoich rozmówców, a Usługodawca działa jako procesor w ramach Klientify Voice.

Klientify Voice, dostępna w domenie takslucham.pl, jest usługą asystenta głosowego. Odrębna platforma rezerwacyjna prowadzona przez Usługodawcę ma własną politykę, warunki i DPA i nie jest objęta tym dokumentem.

2. Dane przetwarzane przez nas jako administratora

Sytuacja	Dane i cel	Podstawa	Okres
Korzystanie ze strony	Adres IP, dane przeglądarki, odwiedzane adresy, znaczniki czasu i logi — dla działania, bezpieczeństwa i przeciwdziałania nadużyciom.	Art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Co do zasady do 90 dni.
Ustawienia prywatności	Wybrane kategorie i data wyboru — aby zapamiętać decyzję.	Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO oraz art. 399 PKE	Do zmiany wyboru, maksymalnie 180 dni.
Formularz, e-mail lub rozmowa handlowa	Imię, e-mail, opcjonalny telefon, firma lub strona, skala połączeń, potrzeby, oferta i treść kontaktu — aby odpowiedzieć i przygotować ofertę.	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec przedstawicieli firm także lit. f	12 miesięcy od ostatniego kontaktu; dłużej tylko na potrzeby roszczeń.
Kontakt marketingowy	E-mail lub telefon i historia zgody — aby przesyłać informacje handlowe wybranym kanałem.	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 PKE	Do wycofania zgody; dowód zgody do czasu przedawnienia roszczeń.
Współpraca B2B	Dane osób kontaktowych, firma, konfiguracja, abonament, użycie, rozliczenia i historia obsługi — aby zawrzeć i wykonać umowę.	Art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO	Przez umowę, następnie zwykle 3 lata; dokumenty podatkowe przez okres ustawowy.
Demonstracja voice AI	Dźwięk z mikrofonu, wypowiedzi, transkrypcja, podsumowanie, identyfikator i parametry połączenia — dla demo i bezpieczeństwa.	Art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO	Treść rozmowy do 30 dni; techniczne dane przeciwdziałania nadużyciom co do zasady do 90 dni.
Żądania dotyczące danych i reklamacje	Imię, kontakt, treść i dowód obsługi sprawy.	Art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO	Przez obsługę sprawy i do 3 lat po jej zakończeniu.
Analityka i reklama	Identyfikatory internetowe, zdarzenia, urządzenie, przybliżona lokalizacja i interakcje ze stroną.	Zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 399 PKE	Do wycofania zgody lub końca okresu z polityki cookie.

Podanie danych w formularzu lub w związku z umową jest dobrowolne, ale bez danych wymaganych nie odpowiemy ani nie wykonamy umowy. Zgody analityczne, reklamowe i marketingowe są dobrowolne.

3. Dane rozmówców przetwarzane na zlecenie klienta

Zależnie od Zamówienia możemy przetwarzać numer telefonu, głos, treść rozmowy, transkrypcję, podsumowanie, znaczniki czasu, status i techniczne metadane połączenia oraz dane potrzebne do wykonania uzgodnionej czynności.

Przetwarzamy je wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta. Pytania o podstawę prawną, retencję lub prawa rozmówca powinien kierować przede wszystkim do firmy będącej administratorem.

4. Rozmowy z AI

Korzystamy z rozpoznawania mowy, syntezy głosu i modeli językowych. Przed rozpoczęciem właściwej rozmowy agent informuje, że jest systemem AI.

Zależnie od Zamówienia system może tworzyć transkrypcję, podsumowanie albo przekazać uzgodnione dane do systemu wybranego przez klienta. Nagranie powstaje tylko wtedy, gdy przewiduje to konfiguracja i rozmówca został poinformowany.

AI może się pomylić. Istotne informacje powinny zostać potwierdzone przez człowieka. Standardowa usługa nie służy do połączeń alarmowych, profesjonalnej porady ani automatycznych decyzji o istotnych skutkach.

Nie należy podawać haseł, kodów jednorazowych, pełnych danych kart ani zbędnych danych dokumentów. Dane szczególne wymagają odrębnego pisemnego uzgodnienia przed uruchomieniem.

5. Integracje i systemy klienta

Integracja z WordPressem, CRM, kalendarzem lub innym systemem jest aktywna tylko wtedy, gdy uzgodniono ją w Zamówieniu. Jeżeli klient wybiera i kontroluje system, przekazujemy dane na jego polecenie, a klient odpowiada za umowy, uprawnienia i retencję w tym systemie.

Dostawca systemu klienta nie staje się automatycznie naszym podprocesorem. Jeżeli jednak to my zawieramy umowę z dostawcą i zapewniamy jego funkcję, może być on naszym dalszym procesorem, nawet gdy korzysta z niego tylko część klientów. Decydują właściciel konta i umowy oraz rzeczywisty przepływ danych.

Numer zapewniony przez nas przez Twilio może wiązać się z przetwarzaniem numerów i metadanych połączeń. SMSAPI może przetwarzać numer, treść i status SMS, gdy wiadomość wysyłamy z naszego konta. Konto Twilio lub SMSAPI zapewniane przez klienta pozostaje integracją klienta. Gdy z Twilio korzysta wyłącznie Retell, Twilio pozostaje w łańcuchu dostawców Retell.

Klientify.me jest odrębną usługą tego samego usługodawcy i podlega własnej umowie oraz DPA. Dane trafiają do jej API tylko po uzgodnieniu z klientem. Samo podanie linku nie przesyła danych rozmowy do Klientify.me.

6. Odbiorcy danych

Zakres dostawców zależy od aktywnych funkcji:

Vercel Inc.

Zastosowanie: hosting strony, webhooków i funkcji serwerowych

Dane: dane żądań, adres IP, logi i dane przesłane do aktywnej funkcji

Convex, Inc.

Zastosowanie: ograniczone metadane użycia, licznik demonstracji i obsługa webhooku, jeżeli aktywne

Dane: adres IP demonstracji; dla webhooku pseudonimowy identyfikator połączenia, identyfikator agenta, czas, status, kierunek i czas trwania, bez numerów telefonów i treści rozmowy

Retell AI, Inc.

Zastosowanie: voice AI, telekomunikacja, transkrypcja i analiza połączeń

Dane: numery, głos, treść rozmowy, transkrypcja, podsumowanie, nagranie — jeżeli jest włączone — i metadane

Twilio (warunkowo)

Zastosowanie: numeracja lub telekomunikacja, wyłącznie gdy korzystamy z bezpośredniego konta Twilio dla danego wdrożenia

Dane: numery, dane routingu, czas, czas trwania, status i inne metadane komunikacji, a zależnie od usługi także jej treść

Uwagi: Twilio może odrębnie odpowiadać za niektóre dane wymagane prawem telekomunikacyjnym.

Link Mobility Poland (SMSAPI, warunkowo)

Zastosowanie: wysyłka SMS, wyłącznie gdy używamy konta zapewnianego przez Klientify Voice

Dane: numer odbiorcy, treść wiadomości, czas, status dostarczenia i dane techniczne

Plus Five Five, Inc. (Resend)

Zastosowanie: wiadomości po rozmowie i inne uzgodnione e-maile

Dane: adres odbiorcy, treść wiadomości, transkrypcja lub podsumowanie, jeżeli włączone, i metadane dostarczenia

PostHog, Inc.

Zastosowanie: analityka strony po uzyskaniu zgody

Dane: identyfikatory, zdarzenia, urządzenie i zapis interakcji, jeżeli funkcja jest aktywna

Lista obejmuje dostawców potencjalnych; dla konkretnego klienta aktywni są tylko dostawcy potrzebni do zamówionych funkcji. Dane mogą również otrzymać system wskazany przez klienta, doradcy, księgowość lub organ publiczny, gdy istnieje podstawa. Narzędzia analityczne i reklamowe otrzymują dane strony tylko po właściwej zgodzie.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Zależnie od dostawcy transfer opieramy na decyzji o odpowiednim stopniu ochrony, aktywnym uczestnictwie w EU–US Data Privacy Framework albo standardowych klauzulach umownych i środkach uzupełniających. Informację o mechanizmie można uzyskać e-mailem.

8. Twoje prawa

dostępu do danych i otrzymania ich kopii
sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania
przenoszenia danych
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
wycofania zgody bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Napisz na kontakt@takslucham.pl. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy zasadniczo w ciągu miesiąca.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, ochronę sekretów, ograniczanie uprawnień, rejestrowanie zdarzeń i procedurę incydentową. Żaden system internetowy nie gwarantuje absolutnego bezpieczeństwa.

10. Cookie i zmiany polityki

Informacje o technologiach przeglądarki znajdują się w polityce cookie.

Politykę aktualizujemy po istotnej zmianie usługi, dostawców albo prawa. Nową wersję publikujemy z datą obowiązywania.